FIRMA ELECTRONICA REEMPLAZA A LA FIRMA DIGITAL

A través de la Resolución 0070 de noviembre 3 de 2016 la DIAN dispuso que todas las personas naturales poseedoras del mecanismo de firma digital amparado con certificado digital tendrán que migrar, entre el 8 de noviembre de 2016 y el 30 de junio de 2017, hacia el nuevo Instrumento de Firma Electrónica (IFE) que funcionará con la identificación del usuario y el uso de dos contraseñas especiales.

Las características del nuevo IFE

De acuerdo con lo establecido en el artículo 2 de la Resolución 0070 de 2016, el nuevo IFE (que, al igual que el anterior instrumento de firma digital respaldado con certificado digital, tendrá una vigencia de expedición de 3 años) funcionará mediante la combinación de los siguientes tres elementos básicos:

a. La “Identidad electrónica”: es decir, la información que tenga en el RUT la persona natural que utilizará el IFE.

b. Una “Contraseña de Identidad Electrónica”: que es una combinación de caracteres alfanuméricos definidos por el propio usuario y servirá como primer factor de autenticación.

c. Un “Código Electrónico”: que es una combinación de caracteres numéricos enviados al correo electrónico del suscriptor del IFE y será usado como segundo factor de autenticación.

El usuario, ya sea presencialmente o mediante un apoderado autorizado debidamente, deberá acercarse a la DIAN para solicitar la emisión de su IFE, no sin antes haber verificado que su RUT se encuentre debidamente actualizado.

El artículo 5 de la Resolución 000070 de noviembre de 2016 establece que por una “única vez” se permitirá a los actuales poseedores de los mecanismos de firma digital respaldados con certificado digital migrar, virtualmente, hacia el nuevo IFE.

Para ello, y siguiendo el cronograma de plazos mencionado en el artículo 9 de la misma Resolución, cada persona natural tendrá que ingresar al portal de la DIAN, con la opción a “Nombre propio”, y luego ubicarse en el menú de “Autogestión” de los sistemas informáticos electrónicos. Allí estará incluida la opción de “renovación por migración” hacia el nuevo IFE.

El calendario fijado en el artículo 9 de la Resolución 0070 de 2016 para migrar de manera virtual hacia el nuevo IFE es el siguiente:

a. Si la persona natural debe firmar las declaraciones y/o reportes de una o varias personas jurídicas catalogadas como “Grande Contribuyente”, en ese caso, y de acuerdo al último dígito del NIT de dicha persona jurídica, la migración se efectuará entre el 8 de noviembre y el 2 de diciembre de 2016.

b. Si la persona natural debe firmar las declaraciones y/o reportes de una o varias personas jurídicas que no sean grandes contribuyentes, en ese caso, y de acuerdo al último digito del NIT de dicha persona jurídica, la migración se efectuará entre el 13 de diciembre de 2016 y el 31 de marzo de 2017.

c. Si la persona natural solo debe firmar sus propias declaraciones y/o reportes tributarios, en ese caso, y según el último dígito de su NIT, la migración se efectuará el 1 y el 30 de junio de 2017.

La vigencia del IFE será de tres años a partir de su emisión o renovación, la cual será completamente gratuita.

Beneficios del Instrumento de Firma Electrónica (IFE)

• Eliminación de los incidentes de configuración y compatibilidad con máquina virtual de Java y el navegador de internet.

• Ahorro de costo y tiempo en la configuración del equipo de cómputo.

• Desaparece el riesgo de pérdida de la firma, pues el cliente ya no tendrá que conservar ningún tipo de archivo, solo deberá recordar su contraseña para firmar.

• Se evitan los costos de desplazamiento a los puntos de contacto para renovar el mecanismo por olvido de contraseña o daño del archivo .epf

• Facilita el cumplimiento de obligaciones formales a través de la AUTOGESTIÓN.

Procedimiento para realizar el cambio por Autogestión

1. Verificar en la Resolución No. 00070 del 3 de noviembre de 2016 con el último dígito NIT del obligado a declarar virtualmente la fecha de migración.

2. Ingresar a la página de la Dian www.dian.gov.co por la opción usuarios registrados

3. Seleccionar el botón de “Migre su Certificado Digital a Firma Electrónica”

4. Verificar los datos de correo electrónico y números telefónicos y en caso de modificación.

5. Formalizar la renovación (migración) haciendo uso del mecanismo de firma digital.

6. Consultar en el correo electrónico, donde recibirá dos mensajes de la DIAN:

• Primer mensaje donde se comunica la formalización de la renovación y se remite copia del Formato 10036 “Firma electrónica para servicios informáticos electrónicos DIAN”

• Segundo mensaje donde le informa el enlace para realizar la activación del nuevo instrumento de firma electrónica (IFE).

7. Activar la Firma Electrónica definiendo la contraseña de seguridad.

En dicho proceso el usuario deberá seleccionar 5 “preguntas-reto”, que solo servirán, como ya se mencionó, cuando necesite recuperar su “Contraseña de Identidad Electrónica” en caso de olvido. El proceso de generación y activación del IFE debe iniciarse y completarse dentro de un plazo máximo de 20 días calendario, pues de lo contrario el usuario ya no podrá migrar de forma virtual y tendrá que efectuar el proceso de “emisión” del IFE (es decir, acudir de manera presencial a la DIAN conforme a lo indicado en el artículo 4 de la Resolución citada).

Fuente: www.actualicese.com; www.comunidadcontable.com; www.dian.gov.co